Der Sponsorenlauf

Die Idee dahinter

Der Sponsorenlauf für eine Hilfsorganisation ist den meisten Menschen noch aus der Schulzeit bekannt. Auch heute organisieren viele Schulen im Rahmen von Sportfesten sog. Sponsorenläufe oder einen sponsored-walk. Diese werden meist zugunsten von aktuellen Katastrophenhilfen, zugunsten von sozialen Einrichtungen zugunsten des eigenen Fördervereins oder einer Hilfsorganisation veranstaltet. Ein gut organisierter Sponsorenlauf, vor allem mit einer größeren Anzahl an Schüler/innen erfordert natürlich eine entsprechende Vorbereitung. Sowohl die Schulleitungen, als auch die Mitglieder des Fördervereins haben natürlich nur begrenzte zeitliche Ressourcen, daher macht eine Zusammenarbeit mit einer professionellen Hilfsorganisation besonders in Bezug auf die Mittelverwendung doppelten Sinn. Natürlich braucht auch der Förderverein der Schule finanzielle Mittel um seinem gemeinnützigen Zweck nachzukommen und die Infrastruktur der eigenen Schule verbessern zu können.

Alle Vorabinvestitionen, bspw. Flyer, Poster, Datenverarbeitung, Zahlungsabwicklung und Zuwendungsbescheinigungen übernimmt der kleine Hilfsaktion e.V.. Die Schule muss lediglich angeben, wann und wo das Event stattfindet, und wie viele Schüler/innen teilnehmen. Beim Event selber beschränkt sich die Aufgabe auf das Abstempeln der angelieferten Stempelkarte.

Der Ablauf

• Sie melden ihre Schule / Förderverein auf dem untenstehenden Formular an.
• Wir nehmen Sie ins System auf, personalisieren Plakate und Flyer (Bsp. siehe hier); die die Druckerei direkt an sie kostenfrei sendet.
• Parallel erhalten Sie per E-Mail die Informationen, dass die Unterlagen unterwegs sind. Zudem wird Ihnen sowohl das Plakat, als auch der Flyer zur eventuellen elektronischen Verteilung zur Verfügung gestellt.
• Sie geben jedem/r Schüler/in einen Flyer für die Eltern mit und hängen die 10 Plakate in der Schule auf (Bsp. siehe hier).
• Die Eltern tragen sich auf der Karte (Flyer-Abschnitt) als TN ein (mit Fam. Name, Adresse, Name und Schulklasse des Kindes, TelNr und Email). In den Sponsorenspalten wird Oma, Opa, Onkel, Papa mit Betrag (pro Runde, bzw. 400 m-Einheiten) eingetragen und unten die Summe gebildet. Alternativ kann auch ein Fix-Betrag gespendet werden.
• Die Eltern als Knotenpunkt der Spenden-Sammel-Aktion für ihr Kind geben die ausgefüllten Flyer-Abschnitt dem Kind mit zum Sponsorenlauf.
• Am Event-Tag geben die Schüler/-innen diesen Flyer-Abschnitt ab und erhalten im Tausch eine Runden-Stempel-Karte.
• Diese Stempel-Karten werden pro gelaufene Runde, bzw. 400 m-Einheit während des Events abgestempelt.
• Am Ende des Spendenlaufs werden die Stempelkarten eingesammelt und mit dem gleichnamigen Flyer-Abschnitt zusammen getackert.
• Im Anschluss sendet die Schulleitung dieses Unterlagen gesammelt per Post zurück an uns.
• Wir nehmen die Spenderdaten auf und erstellen Ihnen eine Gesamtübersicht.
• Wir multiplizieren die Runden / 400 m-Einheiten mit den gebotenen Spendenbeträgen und senden den Eltern eine entsprechende Abrechnung.
• Nach 6 Wochen wird der Abrechnungslauf gestoppt und ein Drittel der bis dahin eingegangen Spenden an den Förderverein überwiesen. Die Schule / der Förderverein erhält während der 6 Wochen Informationen darüber, wer bereits bezahlt hat und bei wem die Spende noch aussteht.
• Bei Nicht-Zahlung steht es der Schule frei bei den Schülern oder Eltern zu intervenieren. Der kleine Hilfsaktion e.V. beschränkt sich auf die Zusendung einer Abrechnung mit Zahlungsaufforderung und max. einer Zahlungserinnerung.